À propos de la fonction

Vous souhaitez approfondir vos connaissances en payroll, en droit du travail belge et dans la mise en place de structures de rémunération correctes pour des employeurs internationaux ? En tant que Payroll Officer – Client Implementation, vous accompagnez les nouveaux clients tout au long de leur onboarding chez Pro‑Pay : vous organisez les kick-off calls, collectez toutes les informations nécessaires, construisez leur payroll belge depuis zéro et préparez le dossier pour la transition vers le département payroll.

À propos de Pro‑Pay

Pro‑Pay est une société belge spécialisée en payroll, accompagnant des employeurs internationaux ayant du personnel en Belgique. Depuis notre bureau de Diegem (région Bruxelles - Zaventem), nous offrons un traitement de paie complet, un accompagnement socio‑juridique ainsi qu’une approche chaleureuse et résolument humaine.
Notre label Happy Humans reflète parfaitement ce que nous défendons : authenticité, esprit d’équipe et bien‑être au travail.

Dans cette fonction, vous guidez de nouveaux employeurs internationaux à travers l’intégralité de leur mise en place payroll en Belgique. Chaque dossier est différent, ce qui vous permet de découvrir régulièrement de nouvelles questions socio‑juridiques et situations complexes.

• Vous démarrez par un kick-off call, durant lequel vous expliquez les étapes du processus et précisez les informations nécessaires. Dès le premier contact, vous créez une relation claire et professionnelle — même avec les clients qui peuvent parfois mettre la pression.

• Vous effectuez toutes les démarches administratives, telles que les enregistrements auprès de l’ONSS (RSZ) et les déclarations Dimona, et vous vérifiez que tous les documents requis sont complets et corrects.

• Vous construisez la structure salariale dans le logiciel payroll, sur base des données fournies par le client. Vous travaillez en étroite collaboration avec l’équipe juridique, qui vous aide pour les questions de droit social ou les dossiers complexes.

• Vous garantissez la qualité et l’exactitude de chaque dossier : la rémunération est‑elle correcte ? Tous les paramètres sont‑ils cohérents ? La logique juridique est‑elle complète ? C’est ainsi que vous apprenez progressivement le fonctionnement réel du payroll belge.

• Vous planifiez des appels réguliers avec les clients (environ 2 à 3 par semaine) afin de résoudre les questions ouvertes, d’obtenir les informations manquantes ou de gérer les attentes.

• Une fois l’implémentation terminée, vous présentez votre dossier à l’équipe payroll, qui en assurera ensuite le traitement mensuel. Vous veillez à ce que tout soit clair, complet et parfaitement transmis.

Les six premiers mois sont entièrement consacrés à votre formation : vous passez par toutes les phases d’implémentation avec le soutien de votre manager et de vos collègues. Ensuite, vous gérez vos propres dossiers en toute autonomie — tout en pouvant compter en permanence sur l’équipe.

Votre profil

• Vous avez une première expérience en payroll et souhaitez approfondir votre expertise.

• Vous avez un intérêt marqué pour la législation sociale belge et le traitement de la paie.

• Vous êtes trilingue (ENG, NL, FR) ou motivé à progresser dans ces langues — un niveau C1 en anglais est indispensable.

• Vous aimez travailler de manière structurée, suivre des procédures précises et rester rigoureux même sous pression.

• Vous tirez de l’énergie d’un service client de haute qualité et d’une approche proactive.

• Vous êtes un véritable teamplayer qui travaille sérieusement mais apprécie aussi la convivialité, et vous contribuez positivement à notre environnement de travail chaleureux et professionnel.

• Vous êtes motivé et concentré durant les périodes de pic et les échéances.

• Un contrat à durée indéterminée (CDI) avec un salaire compétitif, adapté à votre expérience.

• Une voiture de société avec carte carburant/carte de recharge, ou un budget mobilité.

• Un package d’avantages complet : chèques-repas, éco-chèques, assurance hospitalisation, assurance groupe, indemnité forfaitaire nette, etc.

• Un bon équilibre vie privée – vie professionnelle grâce au télétravail, aux horaires flexibles et à un régime de travail comprenant jusqu’à 12 jours RTT.

• Un environnement multiculturel, humain et bienveillant, où l’esprit d’équipe est central et où vous pouvez réellement évoluer.

• Des activités d’équipe régulières et des teambuildings, pour vous permettre de vous développer professionnellement tout en vous sentant chez vous.

• Une entreprise fière de porter le label Happy Humans — notre engagement envers le bien‑être au travail.

• Un programme de formation intensif, dans lequel vous apprenez à maîtriser les 5 phases d’implémentation en 6 mois.

• Un rôle avec une grande visibilité : contacts avec les clients, l’équipe juridique, l’équipe payroll, le business development et le management.

• Un contexte international, avec des clients du monde entier lançant leurs activités en Belgique.